fme AG – blog

Das Verfahren zur Versionierung von Dokumenten in Alfresco über die Oberfläche von Alfresco Share stellt momentan aus der Endbenutzersicht einen suboptimalen Prozess in der Verwaltung der Arbeitskopien dar. Die Funktionen „Offline bearbeiten” und „Neue Version hochladen” ähneln der Checkin- und Checkout-Operationen, bekannt aus anderen Dokumenten Management Systemen (DMS) mit dem Unterschied, dass der Benutzer in Alfresco Share die Kontrolle bei der Bestimmung des Speicherortes besitzt. Die Wahl des Speicherortes erfolgt über den Download-Dialog vom Browser.

Das bedeutet, dass vom Alfresco-System während des Checkout-Vorgangs nach der Sperre des Dokuments nicht sichergestellt ist, wo und ob sich dieses überhaupt im lokalen Benutzersystem befindet. Das führt zu eventuellen Zeitaufwänden beim Wiederauffinden des gewünschten Dokuments. Außerdem zwingt die Funktionalität die Benutzer indirekt zur Erstellung und Pflege ihrer jeweils eigenen internen Ordnerstruktur, um die Arbeitskopien übersichtlich und geordnet zu verwalten.

Lese weiter…

Für die Integration zwischen SharePoint und SAP stehen zahlreiche Schnittstellen für verschiedene Anwendungsfälle zur Verfügung. Dabei wird grob unterschieden, ob Daten aus dem SAP (ERP)- Backend oder aus einer SAP Portal- Applikation integriert werden sollen. Auch die Richtung, in die die Informationen übertragen werden, spielt eine Rolle.

In dem früheren Blog Artikel bin ich schon mal auf die Motivation zur SAP SharePoint Integration eingegangen. Obwohl viele ähnliche Anwendungsfälle denkbar sind, besteht bei dieser Art immer die Forderung, SAP Datensätze mit den zugehörigen Dokumenten aus dem Archiv nach SharePoint zu transferieren und dort einen externen (SharePoint-) Workflow zu starten. Wie man eine solche Lösung umsetzen könnte will ich in diesem Blog beschreiben.

Lese weiter…

Den meisten mittelständischen und großen Unternehmen sind die Probleme bei der traditionellen Rechnungsverarbeitung bekannt.

• Hohe manuelle Erfassungs- und Verarbeitungskosten
• Hohe Fehleranfälligkeit
• Lange Durchlaufzeiten
• Dokumentenverlust
• …

Aus diesen Gründen wurde in den letzten Jahren viel Geld investiert, um die Rechnungsverarbeitung durch elektronische Prozesse in SAP abzubilden. Besonders häufig treffen wir auf die folgenden drei Varianten:

• Archivierung ohne OCR und Workflow
  (Spätes Ablegen mit Barcode)
• Archivierung ohne OCR aber mit Workflow
  (Ablegen für spätere Erfassung)
• Verarbeitung mit OCR und mit Workflow

Lese weiter…

Als Erholungsziel eignet sich eine Insel hervorragend, wenn Urlauber Abgeschiedenheit suchen, für sich sein wollen. Die Insel passt jedoch nicht in die Arbeitswelt, dort sind Interaktion, Integration, Zusammenarbeit, Kommunikation und Verbindung gefragt. Dennoch gibt es auch hier (zu) viele Inseln – IT-Inseln: Anwendungen, die isoliert für sich stehen und Abteilungsinseln, auf denen Spezialisten für sich arbeiten und ab und an ein Schiff mit Informationen zu den anderen Abteilungsinseln senden, um bei diesem Bild zu bleiben.

Ein Beispiel aus der Praxis: Bei einem Serienfertiger arbeiten verschiedene Disziplinen (Entwicklung, Produktion, Qualitätssicherung, aber auch Einkauf, Vertrieb und Finanzen) bei der Entwicklung neuer Produkte zusammen. Die notwendigen Informationen und Unterlagen wie Wettbewerbsvergleich, Preisliste, Zielgruppenanalyse oder Reparaturanleitung sind den beteiligten Mitarbeitern jedoch nicht immer schnell genug oder sogar gar nicht zugänglich, weil sie unstrukturiert an nicht transparenten Orten abteilungsspezifisch abgelegt sind. Die Weitergabe erfolgt unstandardisiert oft auf Zuruf und die mangelnde Kategorisierung der Dokumente treibt den Such- und Beschaffungsaufwand in die Höhe.

Lese weiter…

PLM Zukunftstrends im Mittelstand

Im Rahmen des Workshops „PLM Zukunftstrends“ im Schweizer Rapperswil, eine Veranstaltung der IG-PLM aus der Swiss PLM Workshop-Reihe, wurden zukünftige PLM-Themen aus Sicht des Mittelstands diskutiert.

Anbei kurz die Ergebnisse des Workshops:

Themen des Mittelstands mit dem meisten „Demand“ am Markt sind:

• Globale Entwicklungsumgebung (Zusammenarbeit)
• Mechatronic
• Informationsbedarf aus allen Systemen (Inseln)

Lese weiter…

Es geht wieder los. Die Themen SharePoint Migration und SharePoint Upgrade werden wieder aktuell. Obwohl die Begriffe häufig synonym verwendet werden, gibt es bei genauer Betrachtung einen entscheidenden Unterschied. Eine Migration ist ein Umzug der SharePoint Farm auf eine neue Hardware. Dies ist zum Beispiel dann notwendig, wenn eine SharePoint 2007 Umgebung auf SharePoint 2010 aktualisiert werden soll und die Server Hardware / Software des bestehenden Systems auf 32 Bit basiert. Bei einem Upgrade wird die bestehende SharePoint 2007 Umgebung auf SharePoint 2010 aktualisiert.

Möchte man beim Upgrade auf SharePoint 2010 auch gleichzeitig das Farm Sizing ändern, ist das nur beschränkt möglich. Weiterführende Informationen über die unterstützten Ziel-Topologien gibt es hier: http://technet.microsoft.com/de-de/library/cc262747%28office.14%29.aspx

Lese weiter…

Die SharePoint 2010 Beta Phase für die breite Masse hat nun begonnen und schon stürzt sich die SharePoint Community mit viel Vorfreude und hohen Erwartungen auf die neue Generation. Seit einigen Wochen evaluieren wir, das SharePoint Practice Team der fme, intensiv die Neuerungen in SharePoint 2010 – besonders die Enterprise Content Management Funktionen stehen dabei in den nächsten Wochen und Monaten auf dem Prüfstand. Der erste Eindruck ist zwar recht positiv aber es zeichnet sich bereits jetzt ab, dass noch immer ein großer Teil der ECM Funktionen nicht enthalten sind und falls überhaupt möglich, nur mit viel Aufwand nachentwickelt werden kann. Die Stärke aller SharePoint Generationen lag meiner Meinung nach immer in der Möglichkeit durch Permutation der SharePoint Elemente (z.B. Listen) eine leistungsfähige Collaborationslösung für eine Vielzahl von Anwendungen zu generieren. Durch neue Out-of-the-Box Funktionen und Dokumenten Management Konzepte in SharePoint 2010 ergeben sich nun mehr Möglichkeiten um Plattformlösungen zu implementieren. So ist es beispielsweise im Vergleich zu SharePoint 2007 einfacher, eine Lösung zur Aktenverwaltung zu entwickeln, da das Konzept der virtuellen Dokumente bzw. Document Sets als neue Funktion enthalten ist und die Notwendigkeit nicht mehr besteht, dieses Konstrukt von Grund auf neu zu entwickeln.

Versteht man SharePoint als ECM System im klassischen Sinne, fällt jedoch schnell auf, dass die Einsatzbereiche nach AIIM von Capture über Deliver bis Preserve teilweise nur rudimentär, teilweise gar nicht umsetzbar sind. Wenn Unternehmen vor der Auswahl eines ECM Systems stehen, werden Sie sich damit auseinander setzen müssen und den direkten Vergleich zu anderen ECM Systemen ziehen.

Einen ersten, groben Überblick über die aus unserer Sicht interessantesten Features habe ich in diesem Blog zusammengefasst.

Lese weiter…