After the first blog article about CMIS in general, the second part of the series deals with the new Documentum CMIS product. In addition to DFC and DFS programming interfaces, EMC released the new interface with the Documentum version 6.7 in May this year. Documentum supports full CMIS 1.0 specification, so that you can use CMIS clients to communicate with the Content Server. In the following blog article I will describe the most interesting topics about the new interface.

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What is CMIS

Content Management Interoperability Services, short CMIS, is the new buzzword in the ECM world and is also the name for a new ECM standard. CMIS offers a common view and access on ECM repositories in terms of document management. It provides the least common denominator between all vendors which have been involved in the CMIS standardization.

Figure 1: History of CMIS
(see http://www.slideshare.net/alfresco/cmis-spec-uncovered, slide 5)

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Anforderungen an eine E-Mail Management Lösung

Nahezu jedes Unternehmen kommuniziert in der heutigen Zeit über das Medium E-Mail. Alle denkbaren Dokumentarten werden auf dem elektronischen Postweg sowohl unternehmensintern als auch zwischen Geschäftspartnern ausgetauscht. Diese Praxis bietet enorme wirtschaftliche Vorteile, allerdings birgt sie auch Risiken, denn die gesetzlichen Vorschriften, u.a. aus dem Handels- und Steuerrecht oder dem Datenschutzrecht gelten selbstverständlich auch für das E-Mail-Format. Zum Beispiel wurde im Jahr 2004 ein Manager einer Großbank zu 18 Monaten Haft verurteilt, weil er per E-Mail Mitarbeiter dazu aufgefordert hatte, aufbewahrungspflichtige Unterlagen zu vernichten. Unternehmen werden nach dem Gesetz verpflichtet, Inhalte von E-Mails entsprechend der jeweils gültigen Aufbewahrungsfristen einerseits aufzubewahren und andererseits, beispielsweise im Zuge einer Steuerprüfung, unverzüglich vorlegen zu können. Darüber hinaus sind Unternehmen gut beraten, rechtsrelevante Inhalte von E-Mails aus Eigeninteresse aufzubewahren, um im Fall eines Rechtsstreits eine lückenlose Dokumentation der Geschäftsprozesse vorlegen zu können. Die genannten Anforderungen stellen viele Unternehmen vor eine enorme Hürde, da die wenigsten mit dem Einzug des Mediums E-Mail die technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Erfüllung der Anforderungen in die Geschäftsprozesse eingeführt haben.

Der Einsatz von EMC SourceOne hilft Unternehmen dabei, die Anforderungen an das E-Mail Management zu erfüllen. Ein Großkunde der fme AG legt beispielweise den Anforderungsschwerpunkt im Thema E-Mail Management auf das stringente Löschen von E-Mails nach Ablauf einer definierten Aufbewahrungsfrist, um auf eDiscovery Fälle vorbereitet zu sein. Die Konzeption und Umsetzung für nahezu 100.000 Postfächer verlangt eine stringente Projektplanung und ein durchdachtes Rolloutkonzept sowie eine exakte Konfiguration von EMC SourceOne.

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Die neue Volltext-Suche von Documentum heißt xPlore und ist dem Einem oder Anderen vielleicht unter DSS (Documentum Serach Service) bereits bekannt. xPlore ist seit dem 01.11.2010 mit der Version 1.0 verfügbar (Documentum6.5 SP2 oder neuer) und soll die bisherige Suche „FAST“ ablösen. FAST wird ab Ende 2011 nicht mehr in Documentum Umgebungen supported. Hier ein erster Eindruck von xPlore und einige Unterschiede zu FAST.

xPlore besteht aus zwei Komponenten: dem Index Agent und dem Index Service. Der Index Agent exportiert Daten und Dokumente nachdem diese geändert wurden und stellt sie dem Index Service zum Indizieren zur Verfügung. Der Index Service baut auf Lucene und EMC´s xDB auf. Lucene ist ein OpenSource Softwareprojekt von Apache und basiert auf einem Java Suchmaschinen-Framework, mit dem Text-Indizes erzeugt und durchsucht werden können.

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Der Office Metadata Service baut eine Brücke zwischen Microsoft Office (Word, Excel und Powerpoint) und EMC² Documentum. Attribute und Felder in Microsoft Office können mit EMC² Documentum vollständig synchronisiert werden.

Der Office Metadata Service bietet eine Synchronisation, bei der als Benutzeroberfläche wahlweise Masken in EMC² Documentum oder Microsoft Office verwendet werden können.

Der Office Metadata Service kann unter anderem auch als ein wertvoller Baustein eingesetzt werden, falls Dokumenten-basierte Arbeitsprozesse auf EMC² Documentum abgebildet werden sollen. Der Office Metadata Service wird bereits bei Kunden der Fertigungsindustrie in den Bereichen Reklamationsmanagement, Auftragsabwicklung und Qualitätssicherung eingesetzt.

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Als Erholungsziel eignet sich eine Insel hervorragend, wenn Urlauber Abgeschiedenheit suchen, für sich sein wollen. Die Insel passt jedoch nicht in die Arbeitswelt, dort sind Interaktion, Integration, Zusammenarbeit, Kommunikation und Verbindung gefragt. Dennoch gibt es auch hier (zu) viele Inseln – IT-Inseln: Anwendungen, die isoliert für sich stehen und Abteilungsinseln, auf denen Spezialisten für sich arbeiten und ab und an ein Schiff mit Informationen zu den anderen Abteilungsinseln senden, um bei diesem Bild zu bleiben.

Ein Beispiel aus der Praxis: Bei einem Serienfertiger arbeiten verschiedene Disziplinen (Entwicklung, Produktion, Qualitätssicherung, aber auch Einkauf, Vertrieb und Finanzen) bei der Entwicklung neuer Produkte zusammen. Die notwendigen Informationen und Unterlagen wie Wettbewerbsvergleich, Preisliste, Zielgruppenanalyse oder Reparaturanleitung sind den beteiligten Mitarbeitern jedoch nicht immer schnell genug oder sogar gar nicht zugänglich, weil sie unstrukturiert an nicht transparenten Orten abteilungsspezifisch abgelegt sind. Die Weitergabe erfolgt unstandardisiert oft auf Zuruf und die mangelnde Kategorisierung der Dokumente treibt den Such- und Beschaffungsaufwand in die Höhe.

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