Die neue Volltext-Suche von Documentum heißt xPlore und ist dem Einem oder Anderen vielleicht unter DSS (Documentum Serach Service) bereits bekannt. xPlore ist seit dem 01.11.2010 mit der Version 1.0 verfügbar (Documentum6.5 SP2 oder neuer) und soll die bisherige Suche „FAST“ ablösen. FAST wird ab Ende 2011 nicht mehr in Documentum Umgebungen supported. Hier ein erster Eindruck von xPlore und einige Unterschiede zu FAST.

xPlore besteht aus zwei Komponenten: dem Index Agent und dem Index Service. Der Index Agent exportiert Daten und Dokumente nachdem diese geändert wurden und stellt sie dem Index Service zum Indizieren zur Verfügung. Der Index Service baut auf Lucene und EMC´s xDB auf. Lucene ist ein OpenSource Softwareprojekt von Apache und basiert auf einem Java Suchmaschinen-Framework, mit dem Text-Indizes erzeugt und durchsucht werden können.

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Das fme/SAP-Experten-Team

Das SAP-Team der fme wächst weiter! Seit Juni diesen Jahres leitet Georg-Stefan Lösch das Team und startet gleich durch mit neuen SAP-Kunden-Projekten. Seit 1999 ist er als SAP Consultant für SAP Business Workflow & Geschäftsprozessoptimierung im Geschäft und bringt spezielle SAP-Kenntnisse im Bereich Digitaler Rechnungseingang, Vertrags- und Immobilienmanagement, SAP Modulen  (FI,CO,MM, SD, HR) mit und ist bestens vertraut mit Dokumentenmanagement (SAP ArchiveLink, SAP Records Management, LiveLink DocuLink) in diesem Umfeld.

Hauptaugenmerk der laufenden und angehenden SAP-Projekte des Teams liegt auf der optimalen Ausschöpfung der vorhandenen ECM-Potentiale unter Nutzung des existierenden SAP-Systems.

Ziel dabei ist es, die notwendigen Informationen direkt aus den führenden betriebswirtschaftlichen Anwendungskomponenten heraus zur Verfügung zu stellen – und zwar genau dann, wenn diese für Unternehmensentscheidungen oder die täglichen operativen Aufgaben in einem Unternehmen benötigt werden. Darin sind sich Experten einig: das Zusammenführen von SAP mit Enterprise Content Management im Rahmen der Geschäftsprozesse bietet ungeahnte Potentiale.

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Schon die Frage nach dem Auslöser oder den Auslösern bringt vielfältige Antworten. Neben dem Anspruch, Kosten zu sparen, stehen oft noch folgende beispielhafte Argumente an:

• Haben wir wirklich noch alle Dokumente, die wir bei Behörden vorlegen müssen?
• Können wir nicht Spreu von Weizen in unserem Datenbestand trennen?
• Wir wollen umziehen. Müssen wir das ganze Papier mitnehmen?

Die wahren Auslöser findet man bei genauerem Hinsehen jedoch in ganz konkreten Sorgen und Problemen einzelner Abteilungen, in denen die Mitarbeiter ihre Ergebnisse nicht erreichen, weil die lästigen Arbeiten mit dem Papier die Zeit fressen. Besonders in Stoßzeiten bleiben Vorgänge liegen, Kunden sind verärgert und die Mitarbeiter frustriert. Wenn heute noch elektronisch erzeugte Dokumente ausgedruckt, gefaxt und abgeheftet und beim Fax-Empfänger wieder abgeheftet werden, dann hat das mit Effektivität wenig zu tun.
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Das Thema Wirtschaftskrise und ihre Überwindung ist in aller Munde; Anlass genug sich mal wieder intensiver Gedanken über die Wirtschaftlichkeit von ECM-Lösungen zu machen.

Kann mit ECM Geld gespart werden? Es ist oft schwierig dies nachzuweisen. Die komfortable Lage, dass allein die Auflösung von Papierarchiven durch Digitalisierung soviel Mietkosten einspart, dass sich das System rechnet, ist nicht oft gegeben.

Was macht eine ECM Lösung wirtschaftlich für ein Unternehmen? Wirtschaftlich meint hier positives Ergebnis wenn Nutzen und Kosten aufgerechnet werden. Die Wirtschaftlichkeit von ECM setzt sich aus verschiedenen Parametern zusammen, da sind auf Nutzenseite: echte Einsparungen, vermiedene Kosten, Qualitätsverbesserung und Effizienzsteigerung.
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