fme AG – blog

Ich werde häufig von Kunden gefragt, ob es einen einfachen Weg gibt, Dokumente, die in einer SharePoint Dokumentbibliothek gespeichert sind, offline verfügbar zu machen, z.B. bei Rufbereitschaften oder Außendienstmitarbeitern. Es gibt natürlich offline Tools, die umfangreiche Funktionen bieten, diese sind jedoch meist kostenpflichtig wie der Colligo Contributer.

Microsoft hat das Tool SyncToy 2.0 zum kostenfreien Download zur Verfügung gestellt. Mit SyncToy lassen sich Dateien zwischen verschiedenen Ordnern und Rechnern beliebig kopieren, löschen umbennen, verschieben und synchronisieren. Auch SharePoint Dokumentbibliotheken können so als Ordner eingebunden werden.

Zur Vorbereitung muss die gewünschte Dokumentbibliothek als Netzlaufwerk verbunden werden (Arbeitsplatz –> Extras –> Netzlaufwerk verbinden). Dabei kann man die URL einfach kopieren und als Adresse einfügen. Die http:// Adresse wird dann in einen UNC Pfad umgewandelt.

Sollte das nicht funktionieren, z.B. bei Win XP mit SP2, liegt das meist an der Authentifizierung. Um das zu umgehen, muss in der Registry ein Wert für die Autentifizierung hinzugefügt werden.

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Der EMC Documentum Composer ist das Werkzeug, mit dem Entwickler innerhalb einer Anwendung angepasste Documentum Lösungen entwerfen können. Mit dem Composer können Workflow Templates, Objekttypen, Lifecycle Definitionen uvm. erstellt und verwaltet werden.
Dadurch, dass der Composer auf der Eclipse Platform aufbaut, kann er mit weiteren Plug-Ins erweitert werden.

Eine Serie von Screencasts ermöglicht Ihnen einen Einstieg in die Entwicklung mit dem Composer. Die ersten beiden, jeweils ca. 5 Minuten langen Videos zeigen, wie der Composer installiert werden sollte und wie er grundlegend benutzt wird.

Im Folgenden Screencast werden die ersten Schritte zum Einsatz des Composers gezeigt:

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Der Content Management Interoperability Services-Standard (CMIS) wurde letzten Herbst durch EMC Documentum, IBM und Microsoft in einer Version 0.5 als Entwurf dem Standardisierungsgremium OASIS (http://www.oasis-open.org/committees/tc_home.php?wg_abbrev=cmis) übergeben. Daraufhin beteiligten sich auch andere Branchen-Schwergewichte wie Open Text, Alfresco, SAP und sogar die Apache Software Foundation an den Standardisierungsbemühungen. Heute sind praktisch alle bedeutenden ECM-Marktkräfte dort vertreten.

Weshalb nun plötzlich das breite Interesse für einen ECM-Standard? Zuvor scheiterten ja schon diverse Initiativen, zuletzt der Java Content Repository Standard (JCR http://jcp.org/en/jsr/detail?id=170), der zwar durch etliche Web Content Management- und Portalanbieter implementiert wurde, mit Ausnahme von Alfresco aber nicht von den Branchenschwergewichten aus dem DMS-Bereich.
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Viele unserer Documentum Kunden haben die SharePoint Technologien nicht direkt gesucht sondern wurden vielmehr von Ihnen gefunden. Mit weit über 100 Millionen verkauften Lizenzen ist SharePoint eines der erfolgreichsten Produkte von Microsoft. Wir stellen täglich fest, dass Documentum zwar das zentrale ECM System ist aber auch SharePoint im Enterprise Umfeld nach und nach an Relevanz zunimmt. Das bedeutet nicht, dass nicht auch weitere ECM-Systeme zusätzlich betrieben werden. Die Herausforderung vieler Unternehmen besteht nun darin, ein schlüssiges Gesamtkonzept für die gemeinsame Nutzung der Plattformen zu entwerfen – entweder als Enterprise Content Management Roadmap oder in Form einer Integrationsstrategie.

Integrationsszenarien gestalten sich allerdings – abhängig von den jeweiligen Anforderungen und Umgebungen – unterschiedlich komplex. Es muss zu Beginn genau geprüft werden, ob sich die Anwendungsfälle mit den existierenden Standard Integrationsprodukten realisieren lassen oder ob eine individuelle Lösung die bessere Alternative ist. Welche Integration, mit welcher Integrationstiefe ist mit welchem Aufwand vertretbar, damit das Projekt auch wirtschaftlich bleibt?
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Schon die Frage nach dem Auslöser oder den Auslösern bringt vielfältige Antworten. Neben dem Anspruch, Kosten zu sparen, stehen oft noch folgende beispielhafte Argumente an:

• Haben wir wirklich noch alle Dokumente, die wir bei Behörden vorlegen müssen?
• Können wir nicht Spreu von Weizen in unserem Datenbestand trennen?
• Wir wollen umziehen. Müssen wir das ganze Papier mitnehmen?

Die wahren Auslöser findet man bei genauerem Hinsehen jedoch in ganz konkreten Sorgen und Problemen einzelner Abteilungen, in denen die Mitarbeiter ihre Ergebnisse nicht erreichen, weil die lästigen Arbeiten mit dem Papier die Zeit fressen. Besonders in Stoßzeiten bleiben Vorgänge liegen, Kunden sind verärgert und die Mitarbeiter frustriert. Wenn heute noch elektronisch erzeugte Dokumente ausgedruckt, gefaxt und abgeheftet und beim Fax-Empfänger wieder abgeheftet werden, dann hat das mit Effektivität wenig zu tun.
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Die Stärken von EMC Captiva InputAccel, als führende Input Management Plattform im Enterprise Bereich, lagen schon immer im hohen Durchsatz an verarbeiteten Seiten, in der Hochverfügbarkeit des Systems, der relativ einfachen Entwicklung von Erfassungsprozessen und in der Bereitstellung einer Client/Server-Plattform, die eine zentralisierte und zugleich von einer Vielzahl von stark verteilten Clients initiierbare Dokumentenerfassung ermöglicht. Mit der neuen Version, InputAccel 6, gelingt es EMC die oben genannten Features noch einmal entscheidend zu verbessern, und zusätzlich eine Infrastruktur bereitzustellen, die eine engere Integration der „intelligenten Dokumentenerfassung“ mit den existierenden Geschäftsapplikationen eines Unternehmens ermöglicht. Dies gelingt hauptsächlich durch die Integration neuer Module, die das Konsumieren von externen Web-Services sowie die Bereitstellung der Dokumentenerfassung selbst als Dienst unterstützen.

Support für SOA

Neu ist die Integration eines XML-basierten Web Services Frameworks. Diese Infrastruktur ermöglicht es InputAccel als Konsument oder Provider von Web Services zu agieren und sich somit in eine bestehende SOA-Landschaft zu integrieren.

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Warum erstellt man eine? Und was hat das mit Revisionssicherheit zu tun? Und was ist überhaupt Rechtssicherheit?

Fangen wir von vorne an. Losgelöst von technischen Rahmenbedingungen erwarten wir, dass wir unsere elektronischen Dokumente, u.a. auch unsere E-Mails, in angemessener Zeit, am richtigen Ort und in der richtigen Form ablegen und finden können. Dies haben wir nicht nur für unser internes Tagesgeschäft und für die Kommunikation mit Kunden sicherzustellen, sondern auch wenn Externe zugreifen wollen, z.B. die zuständige Steuerbehörde oder ein amerikanisches Gericht im Rahmen des e-Discovery. Gleiches gilt, wenn wir die elektronischen Dokumente als Beweismittel vor deutschen Gerichten vorlegen müssen. Daneben besteht die gesetzliche Verpflichtung „unternehmenskritische Systeme“ – und hierzu gehören ohne Zweifel auch Dokumentenmanagement- oder Archivsysteme – zu identifizieren und durch angemessene Vorkehrungen abzusichern und diese Vorkehrungen laufend zu kontrollieren.
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