E-Mail Management mit EMC SourceOne
Anforderungen an eine E-Mail Management Lösung
Nahezu jedes Unternehmen kommuniziert in der heutigen Zeit über das Medium E-Mail. Alle denkbaren Dokumentarten werden auf dem elektronischen Postweg sowohl unternehmensintern als auch zwischen Geschäftspartnern ausgetauscht. Diese Praxis bietet enorme wirtschaftliche Vorteile, allerdings birgt sie auch Risiken, denn die gesetzlichen Vorschriften, u.a. aus dem Handels- und Steuerrecht oder dem Datenschutzrecht gelten selbstverständlich auch für das E-Mail-Format. Zum Beispiel wurde im Jahr 2004 ein Manager einer Großbank zu 18 Monaten Haft verurteilt, weil er per E-Mail Mitarbeiter dazu aufgefordert hatte, aufbewahrungspflichtige Unterlagen zu vernichten. Unternehmen werden nach dem Gesetz verpflichtet, Inhalte von E-Mails entsprechend der jeweils gültigen Aufbewahrungsfristen einerseits aufzubewahren und andererseits, beispielsweise im Zuge einer Steuerprüfung, unverzüglich vorlegen zu können. Darüber hinaus sind Unternehmen gut beraten, rechtsrelevante Inhalte von E-Mails aus Eigeninteresse aufzubewahren, um im Fall eines Rechtsstreits eine lückenlose Dokumentation der Geschäftsprozesse vorlegen zu können. Die genannten Anforderungen stellen viele Unternehmen vor eine enorme Hürde, da die wenigsten mit dem Einzug des Mediums E-Mail die technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Erfüllung der Anforderungen in die Geschäftsprozesse eingeführt haben.
Der Einsatz von EMC SourceOne hilft Unternehmen dabei, die Anforderungen an das E-Mail Management zu erfüllen. Ein Großkunde der fme AG legt beispielweise den Anforderungsschwerpunkt im Thema E-Mail Management auf das stringente Löschen von E-Mails nach Ablauf einer definierten Aufbewahrungsfrist, um auf eDiscovery Fälle vorbereitet zu sein. Die Konzeption und Umsetzung für nahezu 100.000 Postfächer verlangt eine stringente Projektplanung und ein durchdachtes Rolloutkonzept sowie eine exakte Konfiguration von EMC SourceOne.
Rechtskonformes Dokumentationsmanagement
Wie mache ich mein DMS rechtssicher?
Gesetze und Regularien verpflichten, Dokumente (Dokumentationen) nach bestimmten Vorgaben aufzubewahren. Geschäftsführer und Vorstände haften bei Verstößen persönlich und gesamtschuldnerisch. Hinzu kommt das Eigeninteresse des Unternehmens, bestimmte Geschäftsdokumente und Unternehmenswissen organisiert abzulegen und auch gezielt unter Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben. Rechtskonformes Dokumentationsmanagement bezeichnet die effektive Steuerung zur sicheren Aufbewahrung und die kontrollierte Vernichtung von Dokumenten und Dokumentationen über den gesamten Lebenszyklus. Die Technologie ermöglicht auf diese Weise von der Collaboration-Phase über die Dokumentenmanagement-Phase, die Records Management-Phase bis in die Archiv-Phase den kontrollierten Umgang mit Unternehmensinformationen. Nicht mehr notwendige Dokumente können so kontrolliert vernichtet werden.
Documentum’s neue Suche – xPlore
Die neue Volltext-Suche von Documentum heißt xPlore und ist dem Einem oder Anderen vielleicht unter DSS (Documentum Serach Service) bereits bekannt. xPlore ist seit dem 01.11.2010 mit der Version 1.0 verfügbar (Documentum6.5 SP2 oder neuer) und soll die bisherige Suche „FAST“ ablösen. FAST wird ab Ende 2011 nicht mehr in Documentum Umgebungen supported. Hier ein erster Eindruck von xPlore und einige Unterschiede zu FAST.
xPlore besteht aus zwei Komponenten: dem Index Agent und dem Index Service. Der Index Agent exportiert Daten und Dokumente nachdem diese geändert wurden und stellt sie dem Index Service zum Indizieren zur Verfügung. Der Index Service baut auf Lucene und EMC´s xDB auf. Lucene ist ein OpenSource Softwareprojekt von Apache und basiert auf einem Java Suchmaschinen-Framework, mit dem Text-Indizes erzeugt und durchsucht werden können.
fme Lösung “Office Metadata Service”
Der Office Metadata Service baut eine Brücke zwischen Microsoft Office (Word, Excel und Powerpoint) und EMC² Documentum. Attribute und Felder in Microsoft Office können mit EMC² Documentum vollständig synchronisiert werden.
Der Office Metadata Service bietet eine Synchronisation, bei der als Benutzeroberfläche wahlweise Masken in EMC² Documentum oder Microsoft Office verwendet werden können.
Der Office Metadata Service kann unter anderem auch als ein wertvoller Baustein eingesetzt werden, falls Dokumenten-basierte Arbeitsprozesse auf EMC² Documentum abgebildet werden sollen. Der Office Metadata Service wird bereits bei Kunden der Fertigungsindustrie in den Bereichen Reklamationsmanagement, Auftragsabwicklung und Qualitätssicherung eingesetzt.
Backup- und Recovery-Lösung für ECM/DMS auf Basis von Documentum
Bestmöglichen Schutz wertvoller Unternehmensinformationen gewährleisten und vor allem geschäftsschädigende „Down“-Zeiten des ECM-Systems vermeiden und verkürzen – das bietet die Back-up- und Recovery Lösung Smart Recovery™.
fme kooperiert in diesem Umfeld mit CYA und hat mit dem US-amerikanischen Softwareunternehmen eine Technologie- und Reseller-Partnerschaft geschlossen. CYA Technologies bietet mit dem Produkt SmartRecovery™ seit Jahren die führende Backup- und Recovery-Lösung für Documentum und Filenet auf dem US-Markt. Als Reseller Partner bietet fme sowohl die Software als auch die Dienstleistung zur Einführung in die Systemlandschaft nun auf dem europäischen Markt an. Das Angebot umfasst die Installation und Konfiguration der Software, die Ausbildung der Administratoren und auch die Beratung für eine konsistente und umfassende Backup- und Recovery-Planung und Implementierung in die Systemlandschaft.
Apache Jmeter and RRDtool
Using Apache JMeter and RRDtool as a Performance Suite for EMC² Documentum Applications
Introduction
Application performance monitoring is an essential part in today’s system environment of every large company. The user community is expecting that application performance degradation is notified by the system responsibles long time before they realise it. Another often heard desire is to simulate and forecast system response times from remote sites spread all over the world. Now it is not at all a trivial task to set up a system which can fulfil such requirements. In the following a potential answer for these questions based on two open source tools is outlined.
Apache JMeter
Apache JMeter is an OpenSource software, a 100% pure Java desktop application designed to load test functional behaviour and measure performance (http://jakarta.apache.org/jmeter) in an easy way. The picture below shows the configuration window (left part) and a possible result presentation window (right part).
SAP-Documentum-Integration
Über die Möglichkeiten des Zugriffs von SAP- und NonSAP-Benutzern auf archivierte Dokumente und deren nachträgliche Verknüpfung von Documentum mit SAP.
Zum Standardszenario eines etablierten Dokumentenmanagementsystems wie Documentum gehört die Möglichkeit, in SAP zu archivieren. Von SAP wurde hierfür schon frühzeitig eine Schnittstelle geschaffen – SAP ArchiveLink. Wie sieht es aber mit erweiterten Ablage- und Zugriffsmöglichkeiten von bzw. auf Dokumente -verlinkt zwischen SAP und Documentum- aus? Welche Komponenten von Documentum müssen eingesetzt werden und was leisten diese, wenn folgende Anforderungen bestehen:
1.) SAP-Content aus SAP in Documentum ablegen
2.) Zugriff von SAP- und Non-SAP-Usern auf Content in Documentum verlinkt mit SAP-Objekten
3.) Verlinkung von bestehendem Content aus Documentum nach SAP
Zur Beantwortung dieser Fragen ist ein genauer Blick auf die benötigten Module und Komponenten von Documentum notwendig. Wir nehmen dabei Bezug auf die o. a. Anforderungen.