fme AG – blog

Bestmöglichen Schutz wertvoller Unternehmensinformationen gewährleisten und vor allem geschäftsschädigende „Down“-Zeiten des ECM-Systems vermeiden und verkürzen – das bietet die Back-up- und Recovery Lösung Smart Recovery™.

fme kooperiert in diesem Umfeld mit CYA und hat mit dem US-amerikanischen Softwareunternehmen eine Technologie- und Reseller-Partnerschaft geschlossen. CYA Technologies bietet mit dem Produkt SmartRecovery™ seit Jahren die führende Backup- und Recovery-Lösung für Documentum und Filenet auf dem US-Markt. Als Reseller Partner bietet fme sowohl die Software als auch die Dienstleistung zur Einführung in die Systemlandschaft nun auf dem europäischen Markt an. Das Angebot umfasst die Installation und Konfiguration der Software, die Ausbildung der Administratoren und auch die Beratung für eine konsistente und umfassende Backup- und Recovery-Planung und Implementierung in die Systemlandschaft.

 
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Die Situation ist altbekannt: die meisten Informationen in Unternehmen liegen in unstrukturierter Form – als Texte – vor. Heute kommen Dokumente nahezu ausschließlich elektronisch zur Welt („digitally born“) und jedes Dokument existiert im Durchschnitt 5,3 Mal. Da ist es nicht erstaunlich, dass mit steigender Dokumentzahl die Suche nach dem relevanten Dokument zunehmend mehr Zeit beansprucht. Um dem entgegen zu wirken, wurde versucht, mit einer Reihe von neuen Software-Produkten diese Herausforderung zu lösen: Der ECM-Markt entwickelte sich. Der „Missing Link“ war jedoch das Thema „Suche“, denn sie entscheidet darüber, ob der ECM-Ansatz trägt oder nicht. Am Ende des Tages muss man sich nämlich fragen, wozu man den ganzen Aufwand treibt. Die Antwort ist banal: Um das richtige Dokument zu finden!
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Bringen wir ein wenig Ordnung in die Vielfalt dieser Begriffe. Zunächst muss man sich jedoch ein paar Gedanken über die heutigen Einsatzszenarien von E-Mails machen. E-Mails sind einfach anzuwenden und überall verfügbar. E-Mails werden versendet, empfangen und abgelegt. Soweit nichts Neues, nur … E-Mails werden im heutigen Business-Kontext zunehmend als Werkzeug zur Abwicklung von Arbeitsaufgaben verwendet. E-Mails steuern damit Geschäftsprozesse und sind zugleich Dokumente oder Dokumenten-Container im Rahmen dieser Prozesse. Dabei klassifizieren E-Mails über ihre Standardattribute i.d.R. weder den Prozess noch das ihnen innewohnende Dokument. E-Mails müssen aber so abgelegt werden, dass zu einem späteren Zeitpunkt wieder der Bezug zum Business-Kontext sichergestellt und auch durch Mitarbeiter, Kunden, Geschäftspartner oder Gerichte anerkannt werden kann.
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Der EMC Documentum Composer ist das Werkzeug, mit dem Entwickler innerhalb einer Anwendung angepasste Documentum Lösungen entwerfen können. Mit dem Composer können Workflow Templates, Objekttypen, Lifecycle Definitionen uvm. erstellt und verwaltet werden.
Dadurch, dass der Composer auf der Eclipse Platform aufbaut, kann er mit weiteren Plug-Ins erweitert werden.

Eine Serie von Screencasts ermöglicht Ihnen einen Einstieg in die Entwicklung mit dem Composer. Die ersten beiden, jeweils ca. 5 Minuten langen Videos zeigen, wie der Composer installiert werden sollte und wie er grundlegend benutzt wird.

Im Folgenden Screencast werden die ersten Schritte zum Einsatz des Composers gezeigt:

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Der Content Management Interoperability Services-Standard (CMIS) wurde letzten Herbst durch EMC Documentum, IBM und Microsoft in einer Version 0.5 als Entwurf dem Standardisierungsgremium OASIS (http://www.oasis-open.org/committees/tc_home.php?wg_abbrev=cmis) übergeben. Daraufhin beteiligten sich auch andere Branchen-Schwergewichte wie Open Text, Alfresco, SAP und sogar die Apache Software Foundation an den Standardisierungsbemühungen. Heute sind praktisch alle bedeutenden ECM-Marktkräfte dort vertreten.

Weshalb nun plötzlich das breite Interesse für einen ECM-Standard? Zuvor scheiterten ja schon diverse Initiativen, zuletzt der Java Content Repository Standard (JCR http://jcp.org/en/jsr/detail?id=170), der zwar durch etliche Web Content Management- und Portalanbieter implementiert wurde, mit Ausnahme von Alfresco aber nicht von den Branchenschwergewichten aus dem DMS-Bereich.
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Schon die Frage nach dem Auslöser oder den Auslösern bringt vielfältige Antworten. Neben dem Anspruch, Kosten zu sparen, stehen oft noch folgende beispielhafte Argumente an:

• Haben wir wirklich noch alle Dokumente, die wir bei Behörden vorlegen müssen?
• Können wir nicht Spreu von Weizen in unserem Datenbestand trennen?
• Wir wollen umziehen. Müssen wir das ganze Papier mitnehmen?

Die wahren Auslöser findet man bei genauerem Hinsehen jedoch in ganz konkreten Sorgen und Problemen einzelner Abteilungen, in denen die Mitarbeiter ihre Ergebnisse nicht erreichen, weil die lästigen Arbeiten mit dem Papier die Zeit fressen. Besonders in Stoßzeiten bleiben Vorgänge liegen, Kunden sind verärgert und die Mitarbeiter frustriert. Wenn heute noch elektronisch erzeugte Dokumente ausgedruckt, gefaxt und abgeheftet und beim Fax-Empfänger wieder abgeheftet werden, dann hat das mit Effektivität wenig zu tun.
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Warum erstellt man eine? Und was hat das mit Revisionssicherheit zu tun? Und was ist überhaupt Rechtssicherheit?

Fangen wir von vorne an. Losgelöst von technischen Rahmenbedingungen erwarten wir, dass wir unsere elektronischen Dokumente, u.a. auch unsere E-Mails, in angemessener Zeit, am richtigen Ort und in der richtigen Form ablegen und finden können. Dies haben wir nicht nur für unser internes Tagesgeschäft und für die Kommunikation mit Kunden sicherzustellen, sondern auch wenn Externe zugreifen wollen, z.B. die zuständige Steuerbehörde oder ein amerikanisches Gericht im Rahmen des e-Discovery. Gleiches gilt, wenn wir die elektronischen Dokumente als Beweismittel vor deutschen Gerichten vorlegen müssen. Daneben besteht die gesetzliche Verpflichtung „unternehmenskritische Systeme“ – und hierzu gehören ohne Zweifel auch Dokumentenmanagement- oder Archivsysteme – zu identifizieren und durch angemessene Vorkehrungen abzusichern und diese Vorkehrungen laufend zu kontrollieren.
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