CMIS for EMC Documentum
After the first blog article about CMIS in general, the second part of the series deals with the new Documentum CMIS product. In addition to DFC and DFS programming interfaces, EMC released the new interface with the Documentum version 6.7 in May this year. Documentum supports full CMIS 1.0 specification, so that you can use CMIS clients to communicate with the Content Server. In the following blog article I will describe the most interesting topics about the new interface.
CMIS Blogseries (1)
What is CMIS
Content Management Interoperability Services, short CMIS, is the new buzzword in the ECM world and is also the name for a new ECM standard. CMIS offers a common view and access on ECM repositories in terms of document management. It provides the least common denominator between all vendors which have been involved in the CMIS standardization.
Figure 1: History of CMIS
(see http://www.slideshare.net/alfresco/cmis-spec-uncovered, slide 5)
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Plattformneutrale Lösung der fme zur Automatisierung des Content-Transfers bei der Dokumentenversionierung in Alfresco Share
Das Verfahren zur Versionierung von Dokumenten in Alfresco über die Oberfläche von Alfresco Share stellt momentan aus der Endbenutzersicht einen suboptimalen Prozess in der Verwaltung der Arbeitskopien dar. Die Funktionen „Offline bearbeiten” und „Neue Version hochladen” ähneln der Checkin- und Checkout-Operationen, bekannt aus anderen Dokumenten Management Systemen (DMS) mit dem Unterschied, dass der Benutzer in Alfresco Share die Kontrolle bei der Bestimmung des Speicherortes besitzt. Die Wahl des Speicherortes erfolgt über den Download-Dialog vom Browser.
Das bedeutet, dass vom Alfresco-System während des Checkout-Vorgangs nach der Sperre des Dokuments nicht sichergestellt ist, wo und ob sich dieses überhaupt im lokalen Benutzersystem befindet. Das führt zu eventuellen Zeitaufwänden beim Wiederauffinden des gewünschten Dokuments. Außerdem zwingt die Funktionalität die Benutzer indirekt zur Erstellung und Pflege ihrer jeweils eigenen internen Ordnerstruktur, um die Arbeitskopien übersichtlich und geordnet zu verwalten.
E-Mail Management mit EMC SourceOne
Anforderungen an eine E-Mail Management Lösung
Nahezu jedes Unternehmen kommuniziert in der heutigen Zeit über das Medium E-Mail. Alle denkbaren Dokumentarten werden auf dem elektronischen Postweg sowohl unternehmensintern als auch zwischen Geschäftspartnern ausgetauscht. Diese Praxis bietet enorme wirtschaftliche Vorteile, allerdings birgt sie auch Risiken, denn die gesetzlichen Vorschriften, u.a. aus dem Handels- und Steuerrecht oder dem Datenschutzrecht gelten selbstverständlich auch für das E-Mail-Format. Zum Beispiel wurde im Jahr 2004 ein Manager einer Großbank zu 18 Monaten Haft verurteilt, weil er per E-Mail Mitarbeiter dazu aufgefordert hatte, aufbewahrungspflichtige Unterlagen zu vernichten. Unternehmen werden nach dem Gesetz verpflichtet, Inhalte von E-Mails entsprechend der jeweils gültigen Aufbewahrungsfristen einerseits aufzubewahren und andererseits, beispielsweise im Zuge einer Steuerprüfung, unverzüglich vorlegen zu können. Darüber hinaus sind Unternehmen gut beraten, rechtsrelevante Inhalte von E-Mails aus Eigeninteresse aufzubewahren, um im Fall eines Rechtsstreits eine lückenlose Dokumentation der Geschäftsprozesse vorlegen zu können. Die genannten Anforderungen stellen viele Unternehmen vor eine enorme Hürde, da die wenigsten mit dem Einzug des Mediums E-Mail die technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Erfüllung der Anforderungen in die Geschäftsprozesse eingeführt haben.
Der Einsatz von EMC SourceOne hilft Unternehmen dabei, die Anforderungen an das E-Mail Management zu erfüllen. Ein Großkunde der fme AG legt beispielweise den Anforderungsschwerpunkt im Thema E-Mail Management auf das stringente Löschen von E-Mails nach Ablauf einer definierten Aufbewahrungsfrist, um auf eDiscovery Fälle vorbereitet zu sein. Die Konzeption und Umsetzung für nahezu 100.000 Postfächer verlangt eine stringente Projektplanung und ein durchdachtes Rolloutkonzept sowie eine exakte Konfiguration von EMC SourceOne.
Rechtskonformes Dokumentationsmanagement
Wie mache ich mein DMS rechtssicher?
Gesetze und Regularien verpflichten, Dokumente (Dokumentationen) nach bestimmten Vorgaben aufzubewahren. Geschäftsführer und Vorstände haften bei Verstößen persönlich und gesamtschuldnerisch. Hinzu kommt das Eigeninteresse des Unternehmens, bestimmte Geschäftsdokumente und Unternehmenswissen organisiert abzulegen und auch gezielt unter Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben. Rechtskonformes Dokumentationsmanagement bezeichnet die effektive Steuerung zur sicheren Aufbewahrung und die kontrollierte Vernichtung von Dokumenten und Dokumentationen über den gesamten Lebenszyklus. Die Technologie ermöglicht auf diese Weise von der Collaboration-Phase über die Dokumentenmanagement-Phase, die Records Management-Phase bis in die Archiv-Phase den kontrollierten Umgang mit Unternehmensinformationen. Nicht mehr notwendige Dokumente können so kontrolliert vernichtet werden.
Documentum’s neue Suche – xPlore
Die neue Volltext-Suche von Documentum heißt xPlore und ist dem Einem oder Anderen vielleicht unter DSS (Documentum Serach Service) bereits bekannt. xPlore ist seit dem 01.11.2010 mit der Version 1.0 verfügbar (Documentum6.5 SP2 oder neuer) und soll die bisherige Suche „FAST“ ablösen. FAST wird ab Ende 2011 nicht mehr in Documentum Umgebungen supported. Hier ein erster Eindruck von xPlore und einige Unterschiede zu FAST.
xPlore besteht aus zwei Komponenten: dem Index Agent und dem Index Service. Der Index Agent exportiert Daten und Dokumente nachdem diese geändert wurden und stellt sie dem Index Service zum Indizieren zur Verfügung. Der Index Service baut auf Lucene und EMC´s xDB auf. Lucene ist ein OpenSource Softwareprojekt von Apache und basiert auf einem Java Suchmaschinen-Framework, mit dem Text-Indizes erzeugt und durchsucht werden können.
fme Lösung “Office Metadata Service”
Der Office Metadata Service baut eine Brücke zwischen Microsoft Office (Word, Excel und Powerpoint) und EMC² Documentum. Attribute und Felder in Microsoft Office können mit EMC² Documentum vollständig synchronisiert werden.
Der Office Metadata Service bietet eine Synchronisation, bei der als Benutzeroberfläche wahlweise Masken in EMC² Documentum oder Microsoft Office verwendet werden können.
Der Office Metadata Service kann unter anderem auch als ein wertvoller Baustein eingesetzt werden, falls Dokumenten-basierte Arbeitsprozesse auf EMC² Documentum abgebildet werden sollen. Der Office Metadata Service wird bereits bei Kunden der Fertigungsindustrie in den Bereichen Reklamationsmanagement, Auftragsabwicklung und Qualitätssicherung eingesetzt.