How Alfresco Cloud Sync helps to collaborate beyond the firewall
In it’s latest Enterprise release Alfresco bridges the divide between it’s on premise server product and its cloud offering. The Alfresco cloud, that has been introduced in May 2012, provides an online collaboration platform that can be used to collaborate on projects without the need to set up and host an Alfresco server yourself.
Naturally, every company wants to keep their internal document management system as secure as possible and on premise systems are rarely opened up to the internet or even VPNs used by external partners.
With the latest version 4.1 Alfresco has introduced a Cloud Sync capability, which allows users of an on premise Alfresco Enterprise system to make documents available in the Alfresco Cloud and allow synchronization of changes in both directions. This enables the users to collaborate on select documents with external partners while business critical and confidential documents stay securely in the on premise document management system.
Client oder Server… das Hin und Her
Gerade blicke ich auf die Client-Server-Architekturen zurück, mit denen ich in meinen mehr als 25 Jahren als Software-Entwickler zu tun hatte. Dabei sehe ich vor meinem geistigen Auge so etwas wie ein Pendel, das zwischen Client und Server hin- und herschwingt.
Während meines Studiums in den 80er Jahren waren Mainframes/Hosts mit 3270er Terminals angesagt. Das Pendel hing also beim Server.
Als in den 90er Jahren die PCs dank Intel-486 immer leistungsfähiger wurden und durch sinkende Preise weite Verbreitung fanden, schwang das Pendel zur Client-Seite. Anwendungen wurden typischerweise als Fat-Clients gebaut.
Doch dann der Zoo genutzter Windows-Client-Plattformen zur Jahrtausendwende: 95, 98, ME, 2000, NT mit diversen Service-Packs. Die Client-Anwendungen waren sehr empfindlich… Stichwort DLL-Hölle. Das Pendel schwang wieder zurück zum Server, Web-Applikationen im Browser waren angesagt… bis die vielen Seitenladevorgänge wieder die Suche nach etwas Neuem anstießen.
Praktischer fme Service: DMS-E-Mail-Job für den EMC Documentum Webtop
Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie sitzen im Zug und benötigen spontan ein Dokument aus dem zentralen Dokumenten Management System (DMS) Ihres Unternehmens. Bei einem Blick auf Ihre UMTS-Verbindung stellen Sie jedoch fest, dass diese sehr instabil ist und immer wieder zusammenbricht. Dieser Umstand bringt eventuell die Tatsache mit sich, dass Sie während des Downloads des Dokumentes die Verbindung verlieren und den Vorgang, angefangen beim Einwählen in das System bis hin zum Starten des Downloads, erneut durchführen müssen – dies eventuell sogar mehrere Male bis das Dokument zur Verfügung steht.
Basierend auf dieser Ausgangsituation wurde in der fme AG ein Service entwickelt und eingerichtet, der dem Benutzer erlaubt, Dokumente per E-Mail aus dem DMS abzurufen. Dieser Service setzt im Wesentlichen vier Anforderungen voraus:
- eine Verbindung des E-Mail-Clients zum Mail-Server der Firma
- ein Postfach, das die Anfragen entgegennimmt
- ein Dokument muss eindeutig identifiziert werden können
- Zugriffsrechte auf das benötigte Dokument
smartSearch mit der mobilen smartBar App
Viele unserer Kunden haben die smartBar im Einsatz und werden sich freuen, dass diese nun auch mobil eingesetzt werden kann. Ab sofort ist das Arbeiten mit dem einfach und intuitiv zu bedienenden ECM-Client auch auf dem iPad möglich. Mit der App kann man online auf das Repository zugreifen, Dokumente betrachten und lokal speichern, damit sie auch offline zur Verfügung stehen. Die Nutzung der App konzentriert sich auf Tablets, da aufgrund der Bildschirmdarstellung hier am effizientesten gearbeitet werden kann.
Den Anstoß gab ein Kundenprojekt: hier wurde die smartBar als reiner Such-Client ursprünglich eingesetzt. Dieser Such-Client wurde in eine iPad App portiert mit folgenden grundlegenden Funktionalitäten:
- Suche nach Dokumenten: Über die App lassen sich Dokumente im Repository suchen. Die Suchmaske orientiert sich dabei an der Desktop-smartBar.
- Browsen im Repository: in einer zweiten Ansicht kann man durch die Ordner navigieren, um die benötigten Informationen zu finden.
- Dokumente lassen sich direkt über die App öffnen und ansehen.
- Offlinefunktionalität: Dokumente lassen sich einfach offline verfügbar machen, so dass man auch ohne Zugriff auf das Repository auf die Informationen zugreifen kann.
Documentum D2 – Noch nie war ECM mit Documentum so einfach!
Mit dem Documentum D2 Client ist es EMC gelungen, ein hochinnovatives ECM Interface in ihre Produktlinie zu integrieren. Es ist nicht nur sehr benutzerfreundlich und intuitiv, sondern fast schon eine Revolution in der schnellen Bereitstellung von Enterprise Content Management Lösungen durch Konfiguration. Hier spielt der Client die Vorteile gegenüber anderen ECM Clients aus, da die unterschiedlichen Geschäftsanforderungen der Anwender weitgehend mit den von Documentum D2 zur Verfügung gestellten Konfigurationsmöglichkeiten umgesetzt werden können.
Das matrixbasierte Konfigurationsinterface stellt alle elementaren Aspekte der EMC Documentum Plattform bereit, die anschließend dem Endbenutzer in einer modernen browserbasierten Rich Internet Client Anwendung zur Verfügung stehen. Dadurch können erstmals ECM Projekte agil mit starker Einbeziehung des Kunden durchgeführt werden.
CMIS for EMC Documentum
After the first blog article about CMIS in general, the second part of the series deals with the new Documentum CMIS product. In addition to DFC and DFS programming interfaces, EMC released the new interface with the Documentum version 6.7 in May this year. Documentum supports full CMIS 1.0 specification, so that you can use CMIS clients to communicate with the Content Server. In the following blog article I will describe the most interesting topics about the new interface.
CMIS Blogseries (1)
What is CMIS
Content Management Interoperability Services, short CMIS, is the new buzzword in the ECM world and is also the name for a new ECM standard. CMIS offers a common view and access on ECM repositories in terms of document management. It provides the least common denominator between all vendors which have been involved in the CMIS standardization.
Figure 1: History of CMIS
(see http://www.slideshare.net/alfresco/cmis-spec-uncovered, slide 5)
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